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Lotus Notes und Psion 5


Lotus Notes und Psion 5

(von Frank Dux, 20. Oktober 1999)


Im folgenden wird beschrieben, wie man mit InSyncPro Lotus-Notes-Datenbanken (Notes 4.5/4.6) mit Psion5-Datenbanken abgleichen kann. Dabei wird beispielhaft die Synchronisation des Notes-Adressbuches und des Notes-Mailfiles beschrieben – das Verfahren ist auf beliebige Datenbanken anwendbar.

Achtung: Es werden keine Attachments aus der Notes-Datenbank übernommen!

Das Verfahren wurde mit einem deutschen Psion5, englischem Lotus Notes 4.51 und InSyncPro getestet.

Synchronisation von Notes Names&Address-Book mit Psion-Datenbank

Folgende Schritte sind durchzuführen, um das Lotus Notes Names&Address-Book mit dem Psion zu synchronisieren:

PsiWin und InSyncPro auf dem PC installieren

- Ältere Versionen von PsiWin de-installieren vom PC (Version 2.1 oder älter)
- PsiWin 2.2 installieren auf dem PC, falls es noch nicht drauf ist.
- InSyncPro installieren auf dem PC. Achtung: während der Installation wird gefragt,
ob eine "normale" oder eine "Administrator"-Installation durchgeführt werden soll.
Als "Administrator" installieren!

Synchronisation einrichten

- "Psion synchronisieren" aufrufen (Icon ). Psion muß
angeschlossen sein (Link auf "On", Psion eingeschaltet)
- Auf "Neu" clicken.
- "Lotus Notes 4.5/4.6" auswählen

- Namen für die Synchronisation vergeben. Für die Synchronisation des
Adressbuchs: Alle Checkboxes sind nicht angewählt bis auf "Contacts".
"Password" bleibt frei, "Reporting level" auf "Detailed".



"Calendar" bleibt unverändert.
"Contacts": Bei "Psion" den Namen der gewünschten Ziel-Datenbank auf dem Psion eintragen, bei "Lotus Notes" den Namen des Name&Address-Books in Notes.
"Database", "Administration" und "Vom Psion auf den PC" bleiben unverändert.

Die Synchronisationstask kann anschließend noch geändert werden (unter "Eigenschaften" bei Synchronisation).

Synchronisation starten

Synchronisationstask auf dem PC starten (Icon )

Die oben eingerichtete Synchronisationstask auswählen. Auf "Synchronisieren" clicken.

Nach einer Weile wird die Synchronisation gestartet. Beim ersten Durchlauf erscheint folgende Meldung:


Jetzt auf "Neu" clicken. Damit wird auf dem Psion eine neue, leere Datenbank auf dem C-Drive (internes Drive, kein Flash) im oben gewählten Directory mit dem oben gewählten Namen erzeugt. Diese Datenbank hat die richtige Struktur, um die Notes-Datenfelder aufzunehmen.

Falls die Datenbank woanders liegen oder anders heißen soll, kann man das in den Eigenschaften der Synchronisation einstellen.

Während der Synchronisation erscheint folgender Screen:

Auf "OK" clicken – damit werden die Feldnamen so übernommen.

Anschließend sollte auf dem ein Datenbank-File stehen, daß dem Lotus Notes Names&Addressbook entspricht. Es kann mit der Psion-Datenbank-Applikation geöffnet werden.

Synchronisation von Notes Mail-Datenbank mit Psion-Datenbank

Folgende Schritte sind durchzuführen, um das Lotus Notes mailfile mit dem Psion zu synchronisieren:

PsiWin und InSyncPro auf dem PC installieren

wie oben

Synchronisation einrichten

"Psion synchronisieren" aufrufen (Icon ). Psion muß angeschlossen sein (Link auf "On", Psion eingeschaltet)
Auf "Neu" clicken.
"Lotus Notes 4.5/4.6" auswählen

Namen für die Synchronisation vergeben. Für die Synchronisation des Adressbuchs: Alle Checkboxes sind nicht angewählt bis auf "Database". "Password" bleibt frei, "Reporting level" auf "Basic".



"Calendar" und "Contacts" bleibt unverändert.
"Database": Bei "Psion" den Namen der gewünschten Ziel-Datenbank auf dem Psion eintragen, bei "Lotus Notes" den Namen der mail-Datenbank in Notes.
Auf "Database Options" gehen: Dort als "Form" "Memo" auswählen, bei den "Fields" die Spaltenbezeichner auswählen, die interessant sind und aus dem Notes-Formular an den Psion weitergegeben werden sollen. Das sind sicherlich "Body", "Subject", "From", "Sendto", ggf. "Copy to" u.a.
"Administration" und "Vom Psion auf den PC" bleiben unverändert.

Die Synchronisationstask kann anschließend noch geändert werden (unter "Eigenschaften" bei Synchronisation).

Synchronisation starten

Synchronisationstask auf dem PC starten (Icon )

Die oben eingerichtete Synchronisationstask auswählen. Auf "Synchronisieren" clicken.

Nach einer Weile wird die Synchronisaton gestartet. Beim ersten Durchlauf erscheint wieder die Meldung, daß die Datenbank auf dem Psion nicht gefunden wurde.

Jetzt auf "Neu" clicken. Damit wird auf dem Psion eine neue, leere Datenbank auf dem C-Drive (internes Drive, kein Flash) im gewählten Directory mit dem gewählten Namen erzeugt. Diese Datenbank hat die richtige Struktur, um die Notes-Datenfelder aufzunehmen.

Falls die Datenbank woanders liegen oder anders heißen soll, kann man das in den Eigenschaften der Synchronisation einstellen.

Während der ersten Synchronisation erscheint wieder der Feldnamen-Screen wie oben. Auf "OK" clicken – damit werden die Feldnamen so übernommen.

Anschließend sollte auf dem Psion ein Datenbank-File stehen, daß dem Lotus Notes Mailfile entspricht. Es kann mit der Datenbank-Applikation geöffnet werden.
Diese Datenbank enthält alle Mails, die aus der Lotus Notes-Maildatenbank gezogen wurden, aber OHNE attachments! Die Datenbank ist ziemlich groß – bei mir ist das Notes Mailfile etwa 136 MB groß, das daraus generierte Psion-Datenbankfile etwa 1,1 MB.

Mir ist noch unklar, wie man einen Timestamp mit auf den Psion bekommt. Außerdem scheinen manche Mails nicht repliziert zu werden – keine Ahnung, woran das liegt.

Die Bezeichner (Labels) der Datenbank auf dem Psion sollten sinnvollerweise noch in eine andere Reihenfolge gebracht werden; dazu die Datenbank öffnen und unter "Extras" – "Einstellungen Spalten" die Reihenfolge ändern (z.B. so, daß "Subject" oben ist, danach "From", ...).

Bei den "Database Options" (Eigenschaften der Synchronisation - Database - Database Options) der Replikationstask "Mailfile" sollte besser bei "Document Selection" die View "($All)" angewählt sein, NICHT "All Documents". Andernfalls werden nicht alle Dokumente übernommen.

Ich habe es übrigens noch nicht geschafft, nur die Dokumente aus der "Inbox" von Lotus Notes zu replizieren, weil (zumindest bei meiner Notes-Installation) die Inbox nur ein Folder ist und ich die Selektionsformel nicht ermitteln kann. Falls da jemand weiterkommt, wäre ich für einen Tipp sehr dankbar.

Nachtrag 03.11.99: Ich habe mittlerweile mehrere mails zu diesem Workshop erhalten; einige davon mit lobenden Worten - vielen Dank! Folgendes stellt sich heraus:

  • - InSyncPro läuft derzeit nicht mit (der kostenfreien) Lotus Notes R5 Private Edition zusammen, und offenbar gibt es auch keine Pläne von Psion, das in naher Zukunft zu ändern. Wer nur einen mailclient für den PC sucht und einen Abgleich mit dem Psion haben will, sollte auch mal über eSync (?) für Outlook nachdenken.
  • - Achtung: Auf dem Psion angelegte Mails landen bei der Maildatenbanksynchronisation in Lotus Notes im Draft-Folder, nicht in der Outbox!
  • - Man kann auf dem Psion in der Zieldatenbank nur Felder anlegen, die auch in Lotus Notes vorhanden sind. Es geht z.B. nicht bei der Addressbuchsynchronisation, auf dem Psion zwei Felder für "Email" zu haben, wenn die in Notes nicht auch existieren. Da das Format für das Notes Addressbuch ziemlich fest ist, gibt es wenig Gestaltungsspielraum.
  • - InSyncPro hat nichts mit dem Lotus Organizer 5.0 zu tun - dieser Abgleich geschieht allein über PsiWin. PsiWin 2.3 kann offenbar den Abgleich mit dem Organizer 5.0 noch nicht, und laut verschiedener newsgroups (comp.sys.psion.*) gibt es auch sonst kein Tool dafür."

Erstellt von Frank Dux, aktualisiert am 03. November 1999.