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EPOC unterstütztes Zeitmanagement


EPOC unterstütztes Zeitmanagement
Ein Benutzerbericht
(Michael Sonnenberg, 20. Februar 2000)


Nun, ich hatte schon immer Spaß am "Terminplanen". Es fing an mit normalen Kalendern im 1-Tag-1-Seite Format und fand  zeitweilig mehr oder weniger schlecht statt mit einen Casio Taschenrechner. Hier störten mich stets die Unübersichtlichkeit und die schlechten Navigationsmöglichkeiten innerhalb und zwischen den verschiedenen Kalenderansichten. Zu dieser Zeit fhatte ich bereits den Psion Serie 3 bzw.. 3a im Auge empfand den Preis allerdings als viel zu hoch. Deshalb entschied ich mich für einen DIN A6 Time System Planer mit Ringbuchmechanik vielen, vielen Blättern und jährlichen Blätterupdates. Soweit so gut - es machte Spaß zu organisieren und zu planen. Lästig war nur das tägliche Nachtragen der unerledigten Aufgaben und Termine, ganz zu schweigen von der allweihnachtlichen Übertragungsorgie: Adressen und Telefonnummer, falls die Seiten entweder zu vollgeschrieben oder ausgerissen waren, Ferientermine aus der Übersichtliste in die Tagesseiten, etc, etc...

Ein organisiertes Leben fordert halt Tribut!

Die organisierte Zeit fand ein jähes Ende, als ich im Sommer wegen fehlenden Hosentaschen meinen Terminplaner auf das Dach meines Autos legte. Ich mußte meine Tochter auf dem Rücksitz anschnallen und vergaß, wie sich jetzt wahrscheinlich jeder denken kann, den Timeplaner auf dem Autodach. Der Terminplaner hielt sich sehr tüchtig auf dem Dach des Autos, machte aber auf der Hauptstraße schließlich doch den Abflieger.

Man realisiert ca. 1,5 sek., nachdem man im Rückspiegel eine große, weiße Wolke sieht, daß es im Sommer nicht schneit, sondern daß sich gerade der heißgeliebte Terminplaner ohne Meldung nach hinten verabschiedet hat.

Machen wir es kurz - ich hatte nach 45 Minuten ungefähr 75% der Blätter aufgesammelt. Der Rest war weg!

Ein Backup ? Nein hatte ich nicht, wie denn?

Mein Entschluß, mir einen Serie 3a zu kaufen, manifestierte sich allmählich. Als die lokale Kaufhoffiliale wegen Umbaumaßnahmen die Computerabteilung auflöste, schlug ich zu!

Vom Serie 3a, über den Serie 5, über den 5mxPro bin ich zur Zeit beim Revo angelangt und würde diesen gerne in Kombination mit einem Netbook verwenden. Mal sehen, ob das Netbook praxistauglich ist....

Das Thema ist Zeitmanagement,... also los,...

Machen wir eine Bestandsaufnahme der EPOC-Agenda:

 Die Agenda bietet mehrere Übersichten:

  • Tagesübersicht (tägliche Übersicht bewahren...)

  • Wochenübersicht (zur kurzfristigen Planung...)

  • Terminübersicht (freien Termin suchen...)

  • Jahresübersicht (zur langfristigen Planung/Übersicht...)

  • Jahrestage (z.B. für Geburts- und Namenstage...)

  • Aufgabenliste (für Aufgaben und Fristen...)

Neben den Übersichten haben wir noch die verschiedenen Eintragsarten:

  • Tageseintrag ohne Zeitangabe (für vorläufige Termine)

  • Tageseintrag mit Zeitangabe (feste Termine)

  • Aufgabe mit Fälligkeitstermin (Fristen)

  • Aufgabe ohne Fälligkeitstermin (wichtige ToDo's)

  • Ereignis, eintägig (freier Tag, ganztägiger Termin)

  • Ereignis, mehrtägig (Urlaub, krank,...)

  • Jahrestag mit Startjahr (Geburtstage, Namenstage,...)

  • Jahrestag ohne Startjahr (feste Feiertage)

Wir haben in all den EPOC-Geräten eine gelungene Ansammlung von guten Übersichten und sinnvollen Eintragsarten. Geringe Unterschiede zwischen den einzelnen Geräten sind jedoch vorhanden!

Das Ziel ist relativ klar definiert. Der EPOC Rechner und seine integrierten Programme (insbesondere die Agenda-Anwendung) sollen den Benutzer bei seinem täglichen Umgang mit Terminen, Aufgaben und Kontakten, sowohl im privaten als auch im beruflichen Bereich, nach besten Möglichkeiten unterstützen.

Das unterscheidet jedoch die EPOC Geräte noch nicht von den anderen elektronischen Organizern. Aus meiner Sicht ist der wahre Unterschied die Möglichkeit ein wirklich elektronisch unterstütztes, gelebtes Zeitmanagement zu praktizieren. Wir benötigen also nicht ein beliebiges Organizer Proggi, sondern eine Spezialanwendung, die intuitiv ist und zusätzlich die bestmögliche Navigation zwischen den einzelnen Ansichten und Terminen zuläßt. Nicht umsonst existiert die Agenda und die anderen integrierten EPOC-Anwendungen (Word, Daten, Tabelle, etc.) schon seit den Zeiten als sich jeder noch mit DOS rumärgerte.

Ok, ich werde mal berichten, wie ich persönlich mit der Agenda arbeite. Dies ist somit ein Benutzerbericht und kein Ratgeber. Also, wenn Ihr Lust habt, macht es nach, oder laßt es sein ;-).

Meine Agenda Tagesansicht sieht so aus:

Auf der rechten Seite sieht man die Zeitslots von 7:00h bis 20:00h, unterteilt durch Linien. Hier stehen die Tagestermine mit Zeitangabe im jeweiligen Zeitslot. Durchgestrichene Tagestermine stellen kurzfristig abgesagte Termine dar, Termine in grauer statt schwarzer Schrift sind vorläufige Termine.

Die  linke  Seite ist durch zwei Slots ohne Zeitangabe unterteilt. In dem oberen Slot sind meine Aufgaben und Fristen  eingetragen, im unteren Slot erscheinen Jahrestage, Tagestermine ohne Zeitangabe und Ereignisse.

Die notwendigen Einstellungen möchte ich hier erklären:

Als erstes bauen wir die Tagesansicht um.

Unter den Menüpunkt Extras-> Einstellungen Übersicht oder dem Shortcut <Strg>-<Q> kann man einige Einstellungen ändern. Wichtig ist hier jedoch der Button "Slotdef." (<Strg>-<S>). Um meine Tagesansicht herzustellen, trägt man hier die folgenden Werte ein:

Alle anderen Werte können/sollten ruhig mal ausprobiert werden.

Nun müssen noch die Einträge in den entsprechenden Slots erscheinen.

Fast alle Eintragsarten werden über den Menüpunkt Extras-> Einstellung Einträge für die Tagesansicht angepasst:

die Tageseinträge (ohne Zeitangabe):

die Ereignisse:

die Jahrestage:

 

Für die Aufgabenlisten geschieht dies unter dem Menüpunkt Aufgabenlisten-> Einstellungen Aufgabenliste (<Strg>-<A>). Hier kann für jede Aufgabenliste definiert werden, ob und in welchem Slot der Tagesansicht die jeweilige Aufgabenliste erscheinen soll.

Unter dem Menüpunkt Extras-> Einstellung Einträge-> Aufgaben kann man zusätzlich noch einiges pro Aufgabenliste einstellen:

Hat man mehreren Listen definiert, so ist in der ersten Auswahlbox die entsprechende Liste auszuwählen. Der zweite Eintrag des Dialogfensters gibt an ob die Aufgaben der jeweiligen Liste per Default ein Fälligkeitsdatum haben. Für diesen Zweck habe ich eine eigene Liste angelegt, die den Namen Fristen hat. Fristen sind für mich also termingebundene Aufgaben. Die Liste Aufgaben hat bei mir per Default kein Fälligkeitsdatum. Die Fristen sollen in meiner Agenda spätestens drei Tage vor Fälligkeit angezeigt werden. Deshalb setze ich in der vierten Auswahlbox des Dialogfensters den Wert 3 (Tage). Die dritte Auswahlbox gibt an, was genau hinter der Frist in der Tagesansicht erscheinen soll. Entweder das Fälligkeitsdatum (Wert Datum), die Anzahl Tage bis dahin  (Wert Tage), zuerst das Datum und dann den entsprechenden Wochentag (Wert Auto) oder gar nichts. Ich habe für die Fristen den Wert Auto gewählt, am besten man probiert hier mal alles aus.

Soweit die Tagesansicht und ihre Einstellung.

 Die anderen Ansichten sind nicht ganz so interessant. Die Wochenansicht dient mir zur Termin-Übersicht, hier kann natürlich auch die Terminansicht genommen werden.

Durch den Einsatz meines neuen Revo bin ich zwangsläufig auf Varianten gekommen. Innerhalb der Tagesansicht mußte Fläche eingespart werden, da der Revo kleinere Displaymaße hat, daraus ergab sich eine veränderte rechte Seite. Die Slots zeigen statt einer Stunde nun zwei Stunden an. Die Zeit geht von 6:00h bis 22:00h. Ich habe dies so gewählt, weil nun sowohl der Revo als auch mein mxPro die Informationen relativ gleich anzeigen können und (fast) kein Termin außerhalb des sichtbaren Fensters liegt.

Die Serie5 Ansicht:

Und hier die Revo Ansicht der gleichen Agenda:

Eine weitere Variante ist die Unterteilung der linken Seite in entweder einen Slot, der nun alles außer Tagesterminen mit Zeitangabe anzeigt oder die Unterteilung der linken Seite in drei oder mehr Slots. Nun kann man einen Slot für Jahrestage, einen für Ereignisse und Tagestermine ohne Zeitangabe und den dritten für Aufgaben wählen. Besitzt man mehrere Aufgabenlisten, ist es auch möglich jeder Aufgabenliste einen Slot zuzuweisen.

Die Aufgaben (Symbol A) stehen oben, die Fristen (Symbol F) stehen im mittleren Slot, im unteren Slot sind nach wie vor Jahrestage und Ereignisse.

Für User mit vielen Aufgabenlisten stellt sich die Frage:

Wie bringe ich alle meine Listen unter?

Dazu meine Gegenfragen:

Braucht man wirklich so viele Listen?

Müssen wirklich alle Listen in der Tagesansicht zu sehen sein?

Die Antworten sollte sich jeder selber überlegen, Hilfe bei der Beantwortung meiner zweiten Frage gibt die zuletzt vorgestellte Variante:

Ich besitze, wie oben erwähnt, drei Aufgabenlisten: Die Aufgaben und die Fristen zeige ich in der Tagesübersicht an. Die Projekt ToDo's nicht. Dafür stehen sie an der ersten Position in der Aufgabenübersicht. Dies konnte man unter dem Menüpunkt Aufgabenlisten-> Einstellungen Aufgabenlisten einstellen. Shortcut war <Strg>-<A>. Mit dem Shortcut <Strg>-<Shift>+<L> kommt man sofort zur Übersicht der Aufgabenlisten (L für Liste?!), man sieht die Projekt ToDo's an erster Stelle.

Ich arbeite überwiegend in der Tagesansicht, dort sind wie oben erwähnt auf der rechten Seite alle Tagestermine im entsprechenden Zeitslot zu sehen, links habe ich Jahrestage, Ereignisse, Aufgaben, Fristen und Tagestermine ohne Zeitangabe.

Letztere, also Tagestermine ohne Zeitangabe, sind eigentlich nur Übergangserscheinungen. Wenn ich einen Termin für einen bestimmten Tag vereinbare, jedoch noch kein genauer Zeitpunkt feststeht, dann springe ich mit dem Shortcut <Strg>-<G> (Gehe zu Datum) zum gewünschten Datum. Hier trage ich dann auf der linken Seite einen Tagestermin ohne Zeitpunkt ein mit dem Shortcut <Shift>+<Strg>-<N> (neuer Eintrag). Der Eintrag ist in der Wochenansicht ebenfalls zu sehen, somit kann ich ihn bei der Schnelleinsicht in die Agenda nicht übersehen. Ist der Zeitpunkt des Termins bekannt, so positioniere ich den Cursor auf dem Eintrag und editiere ihn durch Drücken der Taste <Enter>. Ich mache nun ein Häkchen an die Abfrage "Eintrag mit Termin" und  editiere die Zeiten. Nach Drücken der Taste <Enter> springt der Tageseintrag an die richtige Position auf der rechten Seite. Die Linke Seite ist wieder frei, der Tagestermin somit automatisch richtig positioniert.

Weiterhin kann ich Tagestermine voneinander unterschiedlich darstellen, indem ich Ihnen den Status "vorläufig" (<Shift><Strg>-<I>) oder "durchgestrichen" (<Strg>-<I>) gebe.

Ich benutze den Status "vorläufig", wenn der Termin zwar vollständig bekannt ist, aber entweder ich oder mein jeweiliger Terminpartner noch nicht ganz sicher ist, diesen Termin wahrnehmen zu können. Der Tagestermin erscheint in grauer Schrift in der Agenda. Termine  werden zu "durchgestrichenen" Terminen, wenn der Termin durch mich oder meinem jeweiligen Terminpartner abgesagt wurde und der Termin bald neu verabredet wird. Wenn ich bei der Neuverabredung dieses Termines den durchgestrichenen Termin behalten will, dann kopiere ich den Eintrag mit <Strg>-<C> und füge ihn zum neuen Datum wieder ein mit <Strg>-<V>.Will ich den durchgestrichenen Eintrag nicht behalten, dann editiere ich ihn und gebe nach Drücken von <Strg>-<A     > unter Details im Feld Beginn das neue Datum ein. Nach Drücken von <Enter> springt der Eintrag zum richtigen Datum in den entsprechenden Zeitslot.

Die Stati "vorläufig" und "durchgestrichen" werden wieder aufgehoben durch erneutes Drücken der jeweiligen Shortcuts.

Habe ich Tagestermine die keinen bestimmten Anfangs- und Endtermin haben, dann nehme ich nicht den Tagestermin ohne Zeitangabe, sondern ich erstelle ein Ereignis an diesem Tag. Shortcut <Shift>-<Strg>-<N>, dann <E>, dann <Enter>. Tagestermine sind, wie bereits erwähnt, reserviert für Übergangseinträge, die noch editiert werden müssen. Mit dem Shortcut <Strg>-<T> kann man die Eintragsart verändern. Also von Ereignis nach Tagestermin wechseln. Weiterhin verwende ich Ereignisse, wenn ich Messetermine (z.B. CeBIT) oder Urlaub eintragen will. Hier kann man durch Wahl eines Buchstabens als Eintragssymbol die Ereignisse unterscheiden.

Jahrestage benutze ich für Geburtstage und Namenstage, etc..

Für Feiertage und Events (Formel 1, Messetermine, Mondphasen, etc.) kann man ja wunderbar auf bestehende Agendas zurückgreifen und diese zur eigenen Agenda hinzuladen.

Wünschenswert wäre für mich erstens eine (noch) intensivere Integration der einzelnen Applikationen. z.B. könnte man sehr schön ein Kontaktobjekt des Terminpartners in der Agenda einlinken, um bei Terminabsage/änderung  gleich die richtige Telefonnummer im Zugriff hat. Oder zu einem Kontakt kann mann eine Auflistung erhalten, welche Termine und Aufgaben zum Kontakt zugeordnet sind.

Wir bewegen uns hier in Richtung integriertes Kontaktmanagement...

Zweitens wäre aus meiner Sicht eine bessere Synchronisation der Applikationen notwendig! Nicht zum PC, sondern zwischen Psion und Psion. Würde dann noch PsiJava inklusive Connectivity-SDK existieren, dann wäre ich rundum glücklich.

Wollen wir hoffen, daß die Wünsche zu Aussichten werden, mal schauen was die CeBIT so bringt... 

Gruß

Michael Sonnenberg